Die beste Art, schlechte Nachrichten zu überbringen – ohne Stress und Vorwürfe
- Christian Lutz
- 3. Apr.
- 4 Min. Lesezeit
Aktualisiert: 4. Apr.
Im Arbeitsalltag gibt es viele Situationen, in denen man anderen etwas mitteilen muss – mal gute Nachrichten, mal schlechte. Egal ob man ein Team leitet, in der Instandhaltung arbeitet oder einfach mit Kollegen zusammenarbeitet: Die Art und Weise, wie wir etwas sagen, hat oft mehr Wirkung als der Inhalt selbst.
Ein einfacher, aber wirkungsvoller Grundsatz hilft dabei, die richtige Form zu finden:
Gute Nachrichten sollte man persönlich überbringen. Schlechte lieber mit etwas Abstand. Warum das so ist? Menschen verbinden oft das Gefühl, das sie in einem Moment haben, mit der Person, die gerade dabei ist. Das passiert ganz unbewusst.
Gute Nachrichten? Zeig dich! – du wirst damit verbunden
Wer gute Nachrichten selbst überbringt, bleibt positiv im Kopf. Das liegt daran, dass Menschen Emotionen automatisch mit anwesenden Personen verbinden. Wer sichtbar ist, wenn sich etwas zum Guten wendet, profitiert auch persönlich. Wenn etwas gut gelaufen ist – eine Reparatur war erfolgreich, ein neues Gerät wurde genehmigt oder jemand hat gute Arbeit geleistet – dann ist das der perfekte Moment für persönlichen Kontakt. Wer solche Nachrichten im direkten Gespräch überbringt, profitiert davon gleich doppelt:
Die Freude überträgt sich.
Das gute Gefühl, das der andere in diesem Moment hat, bleibt mit deiner Person verbunden.
Es stärkt die Beziehung.
Wer Lob oder positive Entwicklungen selbst überbringt, zeigt Wertschätzung – und das schafft Vertrauen.
Ein kurzer Gang ins Büro, ein persönlicher Anruf oder sogar ein kleines Lob im Teammeeting wirken viel mehr als eine Mail oder ein Eintrag im System.
Beispiel aus dem Alltag: Ein Kollege meldet eine Störung an einer Verpackungsmaschine. Du findest das Problem schnell, hast sogar das passende Ersatzteil auf Lager und alles läuft nach 30 Minuten wieder.
Praxis-Tipp: Geh persönlich zur Linie, sag: „Maschine läuft wieder – war gut, dass du’s gleich gemeldet hast.“ Solche Sätze bleiben hängen – und stärken den Teamgeist. |
Schlechte Nachrichten? Klar aber mit Distanz
Ganz anders sieht es bei unangenehmen Botschaften aus – wenn etwas schiefgelaufen ist, Reparaturen sich verzögern, ein Fehler passiert ist oder Budget gestrichen wird. Natürlich sollte man nicht kneifen oder sich wegducken. Aber: Es hilft, die emotionale Nähe etwas zu reduzieren.
Denn oft wird die Enttäuschung oder der Ärger unbewusst mit dem „Überbringer“ der Nachricht verbunden – auch wenn dieser gar nichts dafür kann. Wer also direkt neben dem anderen steht, wenn er sagen muss: „Das dauert leider noch zwei Wochen länger“, bekommt manchmal mehr Frust ab, als nötig.
Wie kann man Abstand schaffen, ohne sich zu verstecken?
Wähle den richtigen Rahmen.
Nicht jede Nachricht muss im direkten Vier-Augen-Gespräch übermittelt werden. Ein Telefonat oder eine sachlich geschriebene Nachricht kann helfen, etwas Distanz zu schaffen – gerade bei Dingen, die nicht persönlich gemeint sind.
Trenne klar zwischen Sache und Person.
Mach deutlich, dass du die Nachricht übermittelst, aber nicht die Ursache bist.
Biete Lösungen an.
Wer eine schlechte Nachricht mit einer Perspektive verbindet („Wir können in der Zwischenzeit …“) sorgt dafür, dass der Fokus schnell wieder nach vorn geht.
Beispiel aus dem Alltag: Ein Ersatzteil kommt später als erwartet. Die Produktion wartet, und du musst das überbringen.
Praxis-Tipp: Melde dich telefonisch oder schriftlich, z. B.: „Das Teil ist erst übermorgen da – wir prüfen gerade, ob es eine Zwischenlösung gibt.“ So übermittelst du sachlich, ohne als „Verantwortlicher“ für die Verzögerung wahrgenommen zu werden |
Wenn du selbst Schuld bist – nicht ducken, sondern ehrlich sein
Fehler passieren. Gerade in der Instandhaltung muss oft schnell entschieden werden. Wichtig ist, wie du mit Fehlern umgehst – besonders, wenn du eine Meldung übersehen oder eine falsche Entscheidung getroffen hast.
Beispiel aus dem Alltag: Ein Kollege hatte eine Störung gemeldet, du hast sie dir gemerkt, aber nirgends eingetragen – und später vergessen. Zwei Tage später fällt die Anlage wegen genau dieses Problems aus.
Praxis-Tipp: Sprich es direkt an, z. B.: „Du hattest recht mit der Meldung – ich hab’s mir im Kopf behalten und leider vergessen. Das ist mein Fehler. Ich kümmere mich jetzt sofort drum.“ |
Dass funktioniert, denn Offenheit und Verantwortung sorgen für Respekt – auch wenn es unangenehm ist. Wichtig ist, dass du sofort einen Lösungsvorschlag mitlieferst.
Präsentation von Nachrichten in Meetings: Wenn sich Nähe nicht vermeiden lässt
In bestimmten Situationen, wie regelmäßigen Shopfloor-Meetings oder Besprechungen mit der Führungsebene, ist es unvermeidlich, persönlich anwesend zu sein, um sowohl positive als auch negative Nachrichten zu übermitteln. Die Art und Weise, wie Sie sich dabei positionieren, kann erheblichen Einfluss darauf haben, wie Ihre Botschaft aufgenommen wird.
Negative Nachrichten: Mit diesen Trix Distanz schaffen
Bei der Übermittlung unangenehmer Informationen kann es hilfreich sein, eine räumliche Distanz zwischen sich und den Zuhörern zu schaffen. Nutzen Sie hierfür visuelle Hilfsmittel wie Beamer oder Monitore:
Positionierung: Setzen Sie sich während der Präsentation weiter hinten im Raum, während die Zuhörer näher an der Leinwand oder dem Monitor sitzen. Diese Anordnung lenkt die Aufmerksamkeit auf die präsentierten Inhalte und weniger auf Sie als Person.
Hilfsmittel einsetzen: Verwenden Sie einen Laserpointer oder die Maus, um auf spezifische Punkte der Präsentation hinzuweisen. Dies lenkt die Blicke der Zuhörer auf die relevanten Informationen und schafft eine gewisse emotionale Distanz zwischen Ihnen und der negativen Nachricht.
Gedimmtes Licht: Eine gedämpfte Beleuchtung kann die Konzentration auf den Bildschirm erhöhen, jedoch auch die Stimmung im Raum beeinflussen.
Positive Nachrichten: Immer mit im Bild sein
Wenn Sie erfreuliche Neuigkeiten überbringen, sollten Sie Präsenz zeigen und Nähe zu Ihrem Publikum suchen:
Positionierung: Stellen Sie sich direkt neben die Leinwand oder den Monitor, um die positiven Ergebnisse zu präsentieren. Ihre physische Nähe unterstreicht Ihre Verbindung zur guten Nachricht.
Körpersprache nutzen: Zeigen Sie mit der Hand auf die positiven Daten oder Grafiken. Diese direkte Interaktion betont Ihre Botschaft und stärkt die positive Wahrnehmung bei den Zuhörern.
Helle Beleuchtung: Eine gut ausgeleuchtete Umgebung fördert die Aufmerksamkeit und kann dazu beitragen, dass Ihre Botschaft klarer und positiver wahrgenommen wird.
Fazit: Wer wie wirkt, hängt oft vom „Wann“ und „Wie“ ab
Die Überbringerrolle ist nicht immer einfach – aber mit etwas Feingefühl kann man viel bewirken. Wer positive Momente nutzt, um sichtbar zu sein, und bei negativen Themen ruhig einen Schritt zurücktritt, wird als fair und professionell wahrgenommen.
Und das Beste daran: Mit der Zeit merken sich die Menschen vor allem die guten Botschaften, und die bleiben dann mit dir verbunden. Richtig eingesetzt wird Kommunikation zum Werkzeug, das nicht nur Informationen weitergibt – sondern auch Beziehungen stärkt.
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