Die 10 größten Herausforderungen in der Instandhaltung – und wie Sie sie meistern

Instandhalter leisten einen entscheidenden Beitrag zum reibungslosen Betrieb in Unternehmen. Doch sie arbeiten oft unter herausfordernden Bedingungen: Zeitdruck, unklare Zuständigkeiten und mangelnde Planung sind nur einige der Hürden, die es zu bewältigen gilt. Dieser Artikel beleuchtet die zehn gängigsten Probleme in der Instandhaltung – und zeigt auf, wie Sie als Instandhalter oder Vorgesetzter aktiv zur Lösung beitragen können.

Hinweis: Dieser Artikel dient als Leitfaden für weiterführende Artikel, in denen wir jedes Thema detailliert beleuchten. Sie finden Verlinkungen zu diesen Artikeln (sobald diese fertig gestellt sind) in den jeweiligen Abschnitten –ein regelmäßiger Besuch lohnt sich!

1. Mangelnde Transparenz und Übersicht

Ein immer wiederkehrendes Problem: Niemand hat den vollen Überblick. Wartungshistorien fehlen, Maschinenstörungen werden nicht ausreichend dokumentiert, und die Bestände an Ersatzteilen sind oft ungenau oder veraltet. Die Folge: Verzögerungen, unnötige Stillstandzeiten und Frust im Team.

Lösung: Digitale Instandhaltungssoftware kann hier Wunder wirken. Mit ihr lassen sich Wartungshistorien, Ersatzteilbestände und aktuelle Aufgaben zentral erfassen. Jeder Mitarbeiter hat Zugriff auf die relevanten Informationen – und das in Echtzeit. Wenn Sie mehr erfahren möchten, wieso man eine Instandhaltungssoftware einführt kannst Du hier weiterlesen.

2. Kommunikationsprobleme und Zielkonfikte

Zwischen Produktion und Instandhaltung herrscht in vielen Betrieben ein Spannungsfeld: Die einen wollen maximale Auslastung, die anderen brauchen planbare Stillstände für Wartung und Inspektion. Ohne Abstimmung führt das schnell zu verschobenen Maßnahmen, ungeplanten Ausfällen und wachsendem Frust. Besonders problematisch wird es in 2-Schicht- oder gar 24/7-Betrieben, wo für Wartung oft nur Wochenenden oder Nachtstunden bleiben – mit langfristigen Folgen für die Belastung und Motivation des Technikpersonals. Wer dauerhaft unter Volllast produziert, braucht strukturelle Lösungen: gerechte Verteilung von Randzeiten, zusätzliche Maschinenkapazität oder klar definierte Puffertage. Entscheidend ist, dass Technik und Produktion nicht gegeneinander arbeiten – sondern gemeinsam planen. Tools wie Stillstandskalender, Shopfloor-Meetings oder gemeinsam genutzte KPIs (z. B. OEE) helfen, Prioritäten zu klären und Vertrauen aufzubauen. Nur so gelingt der Weg raus aus dem Reaktionsmodus – hin zu einem Betrieb, der sowohl leistungsfähig als auch langfristig stabil ist. Hier der ganze Artikel zum Weiterlesen.

3. Zeitdruck und Ressourcenmangel

In vielen Betrieben fehlt nicht der Wartungsplan – sondern die Zeit, ihn umzusetzen. Unter Dauerlast geraten Technik-Teams in einen Reaktionsmodus, in dem geplante Maßnahmen regelmäßig verschoben werden. Der Preis: kleine Mängel werden zu großen Schäden, das Störungsaufkommen steigt, und systematisches Arbeiten wird immer schwerer. So entsteht ein Teufelskreis, der sich über Jahre verfestigen kann. Der Weg hinaus beginnt nicht mit großen Reorganisationsprojekten, sondern mit kleinen, pragmatischen Schritten: Störungen gezielt erfassen, Muster erkennen und einfache, lohnende Wartungsmaßnahmen priorisieren. Oft reicht es schon, drei 30-Minuten-Maßnahmen systematisch einzuplanen, um erste spürbare Entlastung zu erzeugen. Wenn zusätzlich Zeitfresser wie eine unstrukturierte Ersatzteillogistik reduziert werden, entsteht Spielraum für vorbeugende Arbeit. Entscheidend ist: Wartung muss sichtbar gemacht werden – für das Team und für die Geschäftsleitung. Denn wer versteht, wie viele Ausfälle sich durch einfache Maßnahmen vermeiden lassen, erkennt Wartung nicht als Kostenfaktor, sondern als strategisches Steuerungsinstrument. Wie dies im Detail funktioniert können Sie hier erfahren.

4. Ineffiziente Ersatzteilbewirtschaftung

Eine der größten Herausforderungen in der Instandhaltung ist die optimale Verwaltung von Ersatzteilen. Fehlende, veraltete oder unübersichtliche Bestände führen nicht nur zu längeren Maschinenstillständen, sondern auch zu unnötig hohen Kosten.

Der erste Schritt ist die Erfassung aller verwendeten Ersatzteile, um eine klare Übersicht zu schaffen. Anschließend wird dokumentiert, an welchen Anlagen die Teile verbaut sind, um bei Bedarf schnell das passende Ersatzteil zu finden. Die Optimierung der Beschaffung, z. B. durch eine bevorzugte Lieferantenauswahl, hilft, Kosten zu senken und Lieferzeiten zu minimieren. Gleichzeitig sorgt ein digitales Lagerverwaltungssystem dafür, dass Bestände transparent bleiben und unnötige Nachbestellungen vermieden werden.

Die höchste Effizienzstufe wird erreicht, wenn automatisierte Systeme, etwa IoT-gestützte Lagersysteme, den Abruf von Ersatzteilen auf Knopfdruck ermöglichen. So lassen sich Stillstandzeiten reduzieren, Kosten kontrollieren und Engpässe vermeiden. Ein durchdachtes Ersatzteilmanagement ist daher essenziell für eine zukunftsfähige Instandhaltungsstrategie. Hier finden Sie einen strukturierten 5-Stufen-Plan der Ihnen dabei hilft Ordnung in die Ersatzteilbewirtschaftung zu bringen!

5. Fehlende Planung und Prävention

In vielen Betrieben dominiert die reaktive Wartung: Es wird erst gehandelt, wenn etwas kaputt ist. Diese Herangehensweise ist nicht nur ineffizient, sondern auch teuer.

Lösung: Präventive Wartung ist der Schlüssel. Erstellen Sie einen klaren Wartungsplan, der regelmäßige Inspektionen und vorbeugende Maßnahmen umfasst. So lassen sich viele Ausfälle von vornherein vermeiden. Hier findest Du mehr Informationen zu verschiedenen Instandhaltungsstrategien.

6. Sicherheitsrisiken

Die Arbeit in der Instandhaltung ist anspruchsvoll und risikoreich: Das Unfallrisiko für Instandhalter ist bis zu 20-mal höher als für Mitarbeiter in der Fertigung! Das liegt an den besonderen Herausforderungen, die diese Tätigkeiten mit sich bringen. Mangelnde Schulungen und unzureichende Sicherheitsstandards setzen Instandhalter unnötigen Gefahren aus. Arbeiten unter Zeitdruck oder an schlecht gewarteten Maschinen erhöhen das Unfallrisiko.

Lösung: Regelmäßige Sicherheitsübungen und klare Arbeitsanweisungen sind essenziell. Zudem sollten Mitarbeiter Zugang zu angemessener Schutzausrüstung haben und über feste Kommunikationswege sowohl auf bekannte Risiken hingewiesen werden, wie auch die Möglichkeit haben selbst auf (neue) Gefahren hinweisen zu können.

Wenn Sie dieses Thema interessiert können Sie hier weiterlesen: Wir zeigen die häufigsten Unfälle, sowie die grössten Sicherheitsrisiken – und wie Unternehmen und Mitarbeiter damit gut umgehen können indem Sie Risikobewertungen erstellen und eine gesunde Kommunikatiosstruktur aufbauen.

7. Fachkräftemangel und Know-how-Verlust

Der Fachkräftemangel trifft die Instandhaltung besonders hart: Acht der zehn am stärksten betroffenen Berufsgruppen stammen aus dem technischen Bereich. Während ältere Fachkräfte in Rente gehen, bleibt der Nachwuchs oft aus – das Resultat: Überlastete Teams, steigende Ausfallzeiten und ein wachsender Know-how-Verlust. Maßnahmen wie Gehaltserhöhungen, Zeitarbeit oder Fremdvergabe greifen nur kurzfristig – langfristig verschärfen sie die strukturellen Probleme.

Was wirklich hilft, sind klare, umsetzbare Maßnahmen im Betrieb: Wissen muss dokumentiert und zugänglich gemacht werden – etwa über eine digitale Anlagenhistorie. Wartungszyklen sollten auf Basis echter Rückmeldedaten überprüft und angepasst werden. Aufgaben wie Schmierung oder Rückmeldung können an Produktions- oder Büropersonal übergeben werden, damit Fachkräfte sich auf das Wesentliche konzentrieren. Digitale Tools – etwa Wartungs-Apps oder zentrale Dokumentationen – machen Prozesse nicht nur effizienter, sondern wirken auch attraktiv auf junge Talente.

Betriebe, die hier systematisch vorgehen, stehen deutlich stabiler da als andere: Sie sind robuster, auditfähig – und für die nächste Generation technisch glaubwürdig aufgestellt. Alle Infos zu diesem Thema im Detail finden Sie hier.

8. Kosten- und Effizienzdruck

In vielen Betrieben steht die Instandhaltung unter starkem Kostendruck. Gleichzeitig wird erwartet, dass Stillstandzeiten minimiert und die Produktivität gesteigert werden.

Lösung: Effiziente Prozesse und ein kluges Ersatzteilmanagement helfen, Kosten zu senken. Langfristig können Investitionen in präventive Maßnahmen und moderne Technologien zu erheblichen Einsparungen führen.

9. Nachhaltigkeit und Umweltauflagen

Strengere Umweltauflagen erfordern, dass Maschinen und Prozesse energieeffizienter und umweltfreundlicher werden. Dies bedeutet oft zusätzlichen Aufwand für die Instandhaltung.

Lösung: Setzen Sie auf nachhaltige Technologien und optimieren Sie bestehende Prozesse. Ein digitalisiertes Energiemanagement kann dabei helfen, Ressourcen zu schonen und Kosten zu senken.

10. Fehlende Digitalisierung

Viele Unternehmen haben die Möglichkeiten der Digitalisierung noch nicht ausgeschöpft. Daten sind oft über verschiedene Tools oder sogar in Papierform verteilt, was die Effizienz behindert.

Lösung: Eine zentrale Plattform für alle relevanten Daten schafft Abhilfe. Durch IoT-Integration und Predictive Maintenance lassen sich Wartungsprozesse optimieren und Ausfallzeiten minimieren.

Fazit: Die Herausforderungen in der Instandhaltung sind vielschichtig – doch mit den richtigen Werkzeugen und Strategien lassen sie sich bewältigen. Investieren Sie in moderne Technologien, setzen Sie auf klare Kommunikation und präventive Maßnahmen. So schaffen Sie nicht nur bessere Arbeitsbedingungen für Ihr Team, sondern steigern auch die Effizienz und Zuverlässigkeit Ihrer Prozesse.