Transparenz statt Zettelwirtschaft: So funktioniert modernes Störungsmanagement

In vielen Instandhaltungsabteilungen gehört es zum Alltag: Ein Anruf, ein Kollege steht plötzlich vor der Tür oder eine Durchsage aus der Produktion – und schon muss reagiert werden. Diese Art des Arbeitens erinnert stark an einen Feuerwehr-Einsatz: Es „brennt“ (nicht im wörtlichen Sinne), und jemand muss sofort loslaufen.

Solche unstrukturierten Störungsmeldungen kommen in der Regel telefonisch oder mündlich. Die Verantwortung liegt dann vollständig beim Instandhalter: Er muss entscheiden, ob das Problem sofort behoben werden muss, ob es aufgeschoben werden kann oder ob es zumindest irgendwo notiert werden sollte. Dabei entstehen zwei zentrale Probleme:

• Alles bleibt am Instandhalter hängen: Er muss gleichzeitig priorisieren, sich Dinge merken und im Zweifel noch seine aktuelle Arbeit unterbrechen.

• Fehlende Nachvollziehbarkeit: Wird eine Meldung vergessen oder übersehen, gibt es keine dokumentierte Spur. Zwar ist dem Melder klar, dass er das Problem gemeldet hat – doch für alle anderen bleibt es nicht nachvollziehbar.

  
  

Der Weg raus aus der Hektik: Dokumentierte Störungsmeldungen

Ein strukturierter Ansatz hilft, diese Belastungen zu reduzieren. Wenn nicht dringende Störungen nicht mehr im Kopf behalten oder auf Papierzetteln notiert werden müssen, sondern direkt in einer Software erfasst werden, verändert das den gesamten Ablauf:

• Der Instandhalter kann aufatmen: Er muss sich weniger merken, kann Aufgaben später in Ruhe sichten und gezielt priorisieren.

• Besser planbare Abläufe: Störungen, die nicht sofort behoben werden müssen, landen in einem digitalen System – mit klarer Beschreibung, Zeitstempel und Angabe des Melders.

• Mehr Transparenz für alle Beteiligten: Wer hat was wann gemeldet? Wie lange hat es gedauert, bis das Problem gelöst wurde? Diese Fragen lassen sich im Nachgang objektiv beantworten.

Drei Beispiele aus der Praxis

1. Die Pumpe tropft – ist aber nicht dringend

Ein Mitarbeiter der Produktion entdeckt an einer Nebenanlage eine kleine Leckage. Er meldet das telefonisch beim Instandhalter. Der ist gerade an einer laufenden Reparatur und sagt: „Ich schau später mal.“ Drei Stunden später ist der Gedanke daran verschwunden – und die Leckage bleibt unbemerkt, bis das Problem größer wird.

Mit strukturiertem Störungsmanagement: Der Mitarbeiter meldet die Undichtigkeit über die Software – mit wenigen Klicks am PC oder Mobilgerät. Der Instandhalter sieht die Meldung mit Zeitstempel, Priorität und Beschreibung, sobald er Zeit hat. Die Leckage wird am nächsten Tag geplant behoben – bevor sie zum Problem wird.

2. Ich hab’s doch gesagt!

Ein Maschinenführer meldet eine auffällige Vibration an einem Antrieb. Zwei Wochen später fällt die Anlage aus. Im Gespräch sagt er: „Ich hatte das doch gemeldet!“ – aber es gibt keine schriftliche Notiz oder Erinnerung daran.

Mit strukturiertem Störungsmanagement: Jede Störung wird direkt dokumentiert – wer hat wann was gemeldet, wie wurde reagiert, wie lange dauerte die Behebung? Es entsteht eine lückenlose Historie, die sowohl der Instandhaltung als auch der Produktion Sicherheit gibt. Diskussionen werden durch Fakten ersetzt.

3. Kein Zeitverlust mehr für Notizen

Ein Instandhalter erhält während einer Reparatur mehrere Anrufe mit neuen Meldungen. Statt alles mündlich aufzunehmen oder sich Notizzettel zu schreiben, bittet er die Kollegen, die Meldungen direkt über das System einzutragen.

Ergebnis: Weniger Stress, bessere Übersicht und klare Arbeitszuweisungen im Team – ohne Informationsverlust.

Stolperfallen beim Einstieg – und wie man sie vermeidet

Auch das beste System scheitert, wenn es in der Praxis nicht richtig eingeführt wird. Viele Instandhaltungsabteilungen erleben das, wenn sie von spontanen Telefonmeldungen auf ein strukturiertes Störungsmanagement umstellen wollen. Die Idee ist gut – weniger Hektik, mehr Übersicht – doch der Erfolg hängt entscheidend davon ab, wie der Einstieg gestaltet wird.

Alle Bereiche einbinden!

Ein häufiger Fehler besteht darin, dass nur die Instandhaltung selbst mit dem neuen System arbeitet. Sobald jedoch die Produktion oder andere Abteilungen weiterhin zum Telefon greifen oder Kollegen persönlich ansprechen, wird das Ziel verfehlt: Die Informationen bleiben verteilt, die Verantwortung liegt weiterhin allein beim Instandhalter – und das Chaos nimmt seinen gewohnten Lauf. Dabei wäre es entscheidend, dass auch Werkleitung, Schichtführer oder Maschinenbediener Zugriff auf das System haben – etwa über einen PC-Arbeitsplatz oder ein mobiles Gerät in der Halle.

Praxis Tipp: Tatsächlich empfehlen wir Neukunden oftmals das Störmeldetool zunächst nur für Techniker freizugeben. So haben die Hauptuser von SAMAV11 Zeit das Programm gut kennenzulernen und sammeln genug Erfahrung, um interne Schulungen zu geben und bei Fragen der wirklichen Ereignismelder zu Helfen. Nach einer ersten kurzen gewöhnungsphase ist es aber dann sehr wichtig die Ereignismeldung auch wie beschrieben möglichst breit auszurollen!

Ebenso entscheidend ist die Kommunikation rund um das neue Vorgehen. Wenn Mitarbeiter den Eindruck haben, es handele sich nur um ein weiteres kompliziertes Tool, das ihre Arbeit aufhält, wird es wenig Akzeptanz geben. Der Nutzen muss klar erklärt werden: Warum führen wir dieses System ein? Was bringt es jedem Einzelnen im Alltag? Kurze, praxisnahe Schulungen helfen hier mehr als dicke Handbücher.

Je simpler desto besser!

Auch die Benutzeroberfläche selbst kann zur Hürde werden. Wenn die Meldemaske überfrachtet ist, mit vielen Pflichtfeldern und unklarer Struktur, greifen viele lieber wieder zum Hörer. Die Lösung liegt in der Einfachheit: Eine Störungsmeldung sollte mit wenigen Angaben erfasst werden können – etwa mit Ort, Beschreibung und vielleicht einem Foto. Alles Weitere kann später ergänzt werden.

Praxis Tipp: Wie einfach die Ereignis Meldung vom PC aus sein kann sehen wir hier: Alles was der Melder tun muss ist links seine Anlage auswählen, rechts einen Störungstext auswählen und dann senden!

Sollte kein passender Text vorhanden sein, kann der Melder selbstverständlich auch einen Freitext eingeben. Je nach Kundenwunsch können noch zusätzliche Pflichtangaben eingeblendet werden. Mit der SAMA APP können Störmeldungen mit Fotos dann noch einfach versendet werden!

Feedback an die Melder!

Ein weiterer Knackpunkt ist die Rückmeldung: Wer eine Störung meldet, möchte wissen, dass sie ernst genommen wird. Wenn es keine sichtbare Reaktion gibt, verliert das System an Glaubwürdigkeit. Eine automatische Rückmeldung oder ein sichtbarer Bearbeitungsstatus im System stärkt das Vertrauen und motiviert zur weiteren Nutzung.

Praxis Tipp: In SAMA gibt es vielfache Mailfunktionen, die den Melder oder den Linienverantwortlichen über den Status von Störungen informieren: Zum Beispiel, dass der Auftrag in Bearbeitung ist oder sobald er fertig gestellt wird. So weiss jeder ohne Zusatzaufwand Bescheid was an seinen Anlagen läuft!

Fazit

Störungsmanagement muss kein täglicher Feuerwehreinsatz bleiben. Wer es schafft, spontane Zurufe und Telefonanrufe durch ein strukturiertes Meldesystem zu ersetzen, sorgt für Entlastung im Alltag, steigert die Verlässlichkeit und schafft Transparenz über Abteilungsgrenzen hinweg. Der Weg dorthin beginnt nicht mit Technik – sondern mit Klarheit, Kommunikation und einfachen, praxistauglichen Schritten.Vom Feuerwehr-Einsatz zum planbaren Störungsmanagement