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5 Schritte zur optimalen Einführung von Instandhaltungssoftware

Christian Lutz

Aktualisiert: 15. Jan.


5 Schritte zur erfolgreichen Softwareeinführung

Es gibt unterschiedliche Gründe eine Instandhaltungssoftware einzuführen (Mehr zu diesem Thema finden Sie hier). Auf jeden Fall ist dies aber ein entscheidender Schritt, um die Effizienz und Zuverlässigkeit Ihrer Wartungsprozessen zu steigern! Eine sorgfältig geplante Strategie ist dabei wichtig, um den Übergang reibungslos zu gestalten und die gewünschten Vorteile zu erreichen.

 

1. Bedarf analysieren und Ziele definieren

Zu Beginn müssen Sie den aktuellen IST-Zustand Ihrer Instandhaltungsprozesse skizzieren. Wichtige Fragen können dabei Sein:

  • Wie gut kennen Sie Ihre Anlagen? Gibt es einen Wartungsplan? Wissen wir was zu tun ist?

  • Funktioniert unsere Instandhaltung zufriedenstellend? Was könnte besser sein?

  • Wie sehen die Prozesse derzeit konkret aus? Werden Aufträge mit Notizzetteln erfasst? Gibt es Übersichtslisten (z.B. in Excel)? Ist viel des vorhanden Wissens «nur» in den Köpfen der Mitarbeiter?

Diese Musterfragen sind natürlich nur ein Ausschnitt von den Fragen die man sich zu beginn des Prozesses stellen kann und sollte. Ziel ist es, aktuelle Schwachstellen zu identifizieren, um Verbesserungspotential zu finden. In einem dritten Schritt sollten diese dann in klare Ziele für die Softwareeinführung gegossen werden. Mögliche Ziele können die Reduzierung von Ausfallzeiten, Kostensenkungen oder die Verbesserung der Anlagenverfügbarkeit sein. Aber auch «weiche» Ziele sollten hier nicht vergessen werden – z.B. ein ruhigerer Arbeitsablauf, bessere Übersicht und Planbarkeit von Tätigkeiten und weniger hektische «Feuerwehrübungen».

 

2. Auswahl der passenden Software

Nun sollten Sie verschiedene Softwarelösungen angeschaut werden. Wichtig ist dabei sicher immer eine Präsentation der Produkte durch den Hersteller! Ist ein Hersteller nicht bereit eine kostenlose Prouktionpräsentation durchzuführen, lässt dies auch auf die spätere Support Bereitschaft schliessen. Wichtige Kriterien bei der Bewertung der Optionen sind die folgenden Punkte.

  • Funktionalität:

    Dies ist sicher der Punkt an den man am ersten denkt bei der Auswahl: Deckt die Software alle notwendigen Funktionen ab, wie z.B. Wartungsplanung, Ersatzteilmanagement und Dokumentation?

  • Benutzerfreundlichkeit:

    Sieht die Software ansprechend aus und ist die Bedienung intuitiv? Wie viel Schulungsaufwand ist nötig?

  • Zukunftssicherheit:

    Kann die Software auch zukünftige Anforderungen abdecken? Wird das Programm fortlaufend vom Hersteller gepflegt? Und kann der Hersteller dies auch über einen längeren Zeitraum bereits belegen?

  • der richtige Projektpartner:  

    Wie kompetent schätze ich die Projektleitung ein? Habe ich bei der Produktpräsentation kontakt mit dieser oder habe ich «nur» einen Verkäufer gegenüber? Die Softwareeinführung ist ein Prozess der über Monate gehen kann und man häufig Kontakt mit dem Projektteam hat. Deshalb sind auch weiche Faktoren wie «wie sympathisch sind mir die Mitarbeiter» schon bei der Produktauswahl ein wichtiger Punkt. Dies wird häufig bzw. unterschätzt – wahrscheinlich auch, weil er sich nicht mit einem erfüllt oder nicht erfüllt abhaken lässt.

  • Vorerfahrung/Referenzen

    Gibt es Referenzen in ähnlichen Branchen wie der Ihren oder gibt es bereits Kunden in Ihrer Nähe? Dies sind indikatoren, die Ihnen sicherheit geben können und ggf. auch ein Referenzbeuch organisiert werden.

 


3. Einbindung der Mitarbeiter

Die Akzeptanz der Mitarbeiter ist entscheidend für den Erfolg der Softwareeinführung. Daher sollten sie frühzeitig in den Prozess eingebunden werden. Schulungen und Workshops helfen, Berührungsängste abzubauen und den Nutzen der neuen Lösung zu vermitteln. Ein offener Dialog fördert zudem die Bereitschaft, sich auf neue Arbeitsweisen einzulassen.


4. Datenmigration und Systemintegration

Der Aufbau einer Instandhaltungssoftware kann mit zum Teil mit deutlichem Aufwand verbunden sein. Diese versteckten Kosten überschreiten oftmals die offensichtlichen Lizenz und Projektkosten. Deshalb ist es wichtig zu klären, welche Daten bereits vorhanden sind. Ob diese in die neue Lösung importiert werden können. Und ob der Softwarepartner gegebenenenfalls auch bei der Einführung eine «Anschubunterstützung» (z.B. für Händische Datenübernahmen) anbieten kann, damit der Start sich nicht zu lange hinzieht.

Zudem sollten Schnittstellen zu bestehenden Systemen geprüft werden, um Doppelspurigkeit langfristig zu vermeiden.



5. Pilot-/Aufbauphase und schrittweiser Rollout

Bevor die Software im gesamten Unternehmen ausgerollt wird, empfiehlt sich eine Pilotphase in ausgewählten Bereichen. So können eventuelle Probleme identifiziert und behoben werden, bevor sie größere Auswirkungen haben. Ein schrittweiser Rollout ermöglicht es zudem, aus den Erfahrungen der ersten Implementierungen zu lernen und den Prozess kontinuierlich zu optimieren.

 

Kontinuierliche Verbesserung

Nach der vollständigen Implementierung ist der Prozess nicht abgeschlossen. Regelmäßige Feedbackrunden und Performance-Analysen helfen, die Nutzung der Software stetig zu verbessern und zusätzliche Potenziale zu identifizieren. Zudem sollten Updates und neue Funktionen der Software zeitnah implementiert werden, um stets auf dem neuesten Stand der Technik zu bleiben.


Fazit

Durch eine strukturierte Vorgehensweise bei der Einführung einer Instandhaltungssoftware können Unternehmen ihre Wartungsprozesse effizienter gestalten, Kosten senken und die Verfügbarkeit ihrer Anlagen erhöhen. Eine sorgfältige Planung und die Einbindung aller Beteiligten sind dabei der Schlüssel zum Erfolg.

 

 

 

 

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