Wieso eine professionelle Instandhaltungssoftware einführen?

17.01.2021

Die Instandhalter der meisten Betriebe pflegen über Jahre gewachsene Maschinenparks, mit unterschiedlichsten Anlagen. Die Planung der Instandhaltungstätigkeit wird durch fehlende Dokumente zu den Komponenten, der benötigten Ersatzteile und zum Teil auch der adäquaten Wartungsmassnahmen erschwert. Hier setzten Instandhaltungsplanungs- und Steuerungssysteme (IPS) an.

Eine Instandhaltungssoftware hat 5 Hauptaufgaben:

  • Alle vorbeugenden Instandhaltungsarbeiten sammeln und verwalten.
  • Ein effizientes Störungsmanagement
  • Wichtige Informationen über die vorhandenen Anlagen bereitstellen.
  • Materialmanagement
  • Dokumentenmanagement

Jeder Erfolg in diesen fünf Bereichen trägt dazu bei die Anlagenverfügbarkeit zu erhöhen und den Aufwand für die Instandhaltung zu reduzieren.

Instandhaltung optimieren...
  • Anlagentransparenz
  • Nachweis der Sorgfaltspflicht
  • Übersichtliche Planung
  • Revisionen
  • Ersatzteilverfügbarkeit
  • Störungsmanagement
... mit modernster Software
  • Administrative Entlastung
  • Wissenstransfer
  • Zentrale Informationsbereitstellung
  • Datensicherheit
  • Zertifizierungsanforderungen erfüllen

Anlagenstrukturinformationen

Im Zentrum eines Instandhaltungsprogramms stehen die Anlagen und Gebäude, die es zu verwalten gilt. Hierbei sollte eine graphische Anlagenstruktur erstellt werden können, die die vorhandenen Komponenten logisch gliedert. Anstatt nun in mühsamer Kleinarbeit alle Daten aus bestehenden Handbüchern zu übernehmen, wird über die Dokumentation der vorbeugenden Instandhaltung und des Störungsmanagements über die Zeit ein Anlageninformationssystem aufgebaut, ohne dass man einen deutlichen Mehraufwand hat. So geht auch das maschinenspezifische Wissen erfahrener Mitarbeiter nicht verloren und "Neulingen" wird die Einarbeitung in den Betrieb deutlich erleichtert. Es sind heute aber nicht nur betriebsinterne Vorteile wichtig: Zertifikationen wie das ISO 9001 stellen immer höhere Anforderungen auch an die Instandhaltung. Man wird kaum einen Auditor langfristig mit selbstgebastelten EXCEL-Listen zufrieden stellen können! Eine professionelle Instandhlatungssoftware bietet die Möglichkeit auf Knopfdruck sowohl einzelne Anlagengeschichten, wie auch Auswertungen über die gesamte Instandhaltungstätigkeit geben zu können.

Anlagen/Gebäude

Grafische Struktur

Anlageninformationen

  • Identifikations-Daten
  • Ersatzteil-Stückliste
  • Technische Daten
  • Messwerte
  • Zustandsprotokolle
  • Stillstandszeiten
  • Historie

Vorbeugende Instandhaltung

Arbeiten effizient planen

Die meisten Betriebe führen ein Instandhaltungsprogramm in erster Linie ein, um damit die vorbeugende Instandhaltung besser zu strukturieren. Zuerst werden alle anfallenden Tätigkeiten für jede Anlage im System erfasst. Selbst bei kleineren Unternehmen werden dies sehr schnell über tausend Arbeiten! Dadurch dass die Wartungsaufgaben in der Software hinterlegt sind, muss der Anlagenverantwortliche diese nicht mehr ständig selbst "im Kopf haben" - so werden Kapazitäten für die Planung konkret anfallender Tätigkeiten und weiterführender Projekte frei. Das Instandhaltungsprogramm informiert den Planer darüber welche Arbeiten jetzt gerade fällig sind und dieser weist sie dann seinen Mitarbeitern zu. Dies schafft zum einen Klarheit für den Mitarbeiter, der jederzeit seine offene Aufträge einsehen kann, zum anderen wird bei der Rückmeldung der erledigten Arbeit eine Anlagengeschichte aufgebaut und der Werkstattleiter hat jederzeit einen Überblick welche Aufträge noch ausstehen.


  • Arbeitsaufträge einfach mit Word erstellen
  • Viele Varianten von Arbeitsdefinitionen um Ihren Prozess optimal abbilden zu können
  • Manuelle oder automatische Disposition
  • Aufträge drucken oder digital per Tablett bearbeiten
  • Arbeiten einfach und übersichtlich dokumentieren

Störmeldungen/ Werkstattaufträge

Störungen einfach verwalten

Egal wie sehr wir uns um unsere Anlagen und Gebäude kümmern - Störungen wird es leider immer geben. Die Steuerung solcher Ereignisse ist der zweithäufigste Grund für die Einführung eines Instandhaltungstools. Hektische "Feuerwehrübungen" sollen in einen geordneten Arbeitsprozess überführt werden. Während akute Probleme sofort bearbeitet und der Lösungsweg im System gespeichert wird, können weniger dringende Probleme und anfallende Wünsche in den Arbeitsablauf eingeordnet werden. Für den Ereignismelder ist so sichergestellt, dass sein Anliegen nicht verloren geht, während der Instandhalter sich nicht alles selbst merken muss.


  • Störungen intuitiv melden
  • Störungen mit wenig Aufwand dokumentieren
  • Kommunikation zwischen Melder und Bearbeiter aufrechterhalten

Materialbewirtschaftung

Ersatzteile schnell finden

Je heterogener der Maschinenpark, desto mehr verschiedene Ersatzteile werden im Arbeitsalltag des Instandhalters benötigt. Ein IPS unterstützt uns dabei den Überblick zu bewahren, bei welcher Anlage welche Teile verbaut sind und für welche Arbeiten welches Material benötigt wird. Bei intelligenten Systemen kann dieses Wissen auch mit jeder Auftragsrückmeldung aufgebaut werden. Gerade bei Störmeldungen ist die Reaktionszeit immens wichtig - langes Suchen ob ein benötigtes Teil auf Lager liegt und wo es sich befindet kann hohe Ausfallkosten verursachen. Ein gut geführtes Lagersystem zeigt uns jederzeit wo wie viele Ersatzteile bereitliegen und bei wem sie im Bedarf bestellt werden können. Neben den Personal- sind die Lagerkosten der zweit grösste Kostentreiber für die Instandhaltung. Ein IPS kann uns unterstützen die Lagerbewirtschaftung zu optimieren


  • Ersatzteile mit Bild erfassen
  • Werkzeugverwaltung
  • Materialausgabe/Rüstliste
  • Lagerverwaltung
  • Einkaufswesen